Portfólió
Értékesítés és tervezés közötti együttműködés átláthatóbbá és hatékonyabbá tétele
Cég: a világ egyik legnagyobb zsalugyártó cégének magyarországi leányvállalata
Ágazat: Építőipari zsaluzási és állványrendszerek
Probléma: Kommunikációs és folyamatbeli nehézségek az értékesítési és tervezési csapatok között
Kihívás
Az értékesítési csapat által kezdeményezett projektek és a tervezési részleg munkájának összehangolása komoly kihívást jelentett. Az alábbi problémák merültek fel:
- Az értékesítők által kért tervezési feladatok nem egységesen, sokszor manuálisan kerültek továbbításra.
- A tervezési feladatok delegálása és priorizálása nem volt átlátható.
- A projektek státuszának nyomon követése nem volt rendszerszintű.
A vezetőség számára nem állt rendelkezésre naprakész átlátás a tervezési kapacitásokról és státuszokról.
Megoldás
A FlowForge.hu csapata egy testreszabott megoldást dolgozott ki, amely az Atlassian rendszerét – elsősorban a Jira Service Managementet és a Jira Software-t – használja.
A fejlesztés célja az volt, hogy egyszerűbbé, átláthatóbbá és automatizáltabbá tegyük a projektindítást és a tervezési feladatok kezelését. A következő elemek valósultak meg:
- Automatikus projekt rögzítő felület: Az értékesítők egy jól strukturált űrlapon tudják leadni új tervezési igényeiket. Nem kell többé e-mailben, telefonon vagy Excelben rögzíteni a projekteket.
- Kanban tábla a feladatok követéséhez: Minden beküldött igény automatikusan megjelenik egy vizuális, egyszerűen kezelhető kanban táblán. Ezen jól látható, hogy egy adott projekt éppen melyik fázisban tart (pl. beérkezett, folyamatban, jóváhagyás alatt, elkészült stb.).
- Prioritás és felelősségek egyértelmű kezelése: A rendszerben minden feladat kap felelőst és prioritást is, így a tervezők tudják, melyik feladattal kell először foglalkozni.
Valós idejű követhetőség: A projektmenedzserek és vezetők bármikor ránézhetnek, hol tartanak az egyes tervezési munkák, így jobban tudják időzíteni az árajánlatokat, ügyfélkommunikációt és erőforrásokat.
Eredmények
A bevezetett rendszer rövid idő alatt érezhető változásokat hozott a működésben:
- Kiváltottuk az Excel-alapú projektmenedzsmentet: A korábban használt, manuálisan kezelt Excel-táblák helyett egy automatizált, megbízható rendszerre állt át a csapat. Ez megszüntette a duplikációkat, hibalehetőségeket és a verziókezelési problémákat.
- Lecsökkent a manuális adminisztráció: Az értékesítőknek és projektmenedzsereknek kevesebb idejük megy el e-mailek írására, státuszlekérdezésekre vagy fájlok keresésére. Minden adat egy helyen, naprakészen elérhető.
- Nőtt az átláthatóság: A vizuális kanban tábla révén minden érintett pontosan látja, hogy melyik projekt milyen fázisban tart. A vezetők is könnyebben tudják követni a folyamatokat és az aktuális terheltséget.
- Gyorsabb és hatékonyabb együttműködés alakult ki: Az értékesítők, a projektmenedzserek és a tervezők között jobb lett az információáramlás, kevesebb lett a félreértés, és gördülékenyebbé vált az együttműködés.
- Jobban kezelhetővé vált a prioritás: A tervezőcsapat mindig tudja, mely feladat a legfontosabb, így az erőforrásokat is a valós üzleti igényekhez tudják igazítani.
A vezetőség számára stratégiai rálátás jött létre: A rendszerből könnyen kinyerhetőek a statisztikák, így a cégvezetés jobban tudja tervezni a jövőbeni kapacitásokat és döntéseket.